회의를 빨리 끝내는 5가지 방법
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회의를 빨리 끝내는 5가지 방법입니다 / How to keep meeting short : 5 tricks
1. 다른 곳에 비해 회의실의 온도를 약 섭씨 2도 정도 낮게 하라.
우선, 구성원들을 늘 쌩쌩하게 만들 것이다.
그리고, 생리적인 이유로 신속히 문제를 해결하고, 회의실 밖으로 나가고 싶어진다.
2. 회의실에서 의자를 없애라
이것은 과거에, ‘SCRUM‘ 이라고 알려진 “서있는 채로 회의하는” 아이디어 중의 하나이다.
사람들이 서있어야만 한다면, 꾸물꾸물한다거나, 산만하다거나하는 것은 줄어들고,
오히려 회의 시간에 집중하는 좋은 상황을 유지할 수 있다.
나는 늘 SCRUM이 제시하는 “3가지 질문”을 늘 즐겨왔다.
현황 보고따위에 시간을 할애하지 말고, “탕! 탕! 탕! 다음!”
3. 불편한 의자에 앉아라
“kottle.org“에 가보아라. 여기에는 앉기에 불편하거나 도저히 앉기 힘들게 디자인된 의자들이 소개되어있다.
구성원들은 도저히 오랫동안 회의하고 싶어하지 않을 것이다.
“The Talking head” 의자는 내 취향하고 딱 들어맞는다.
4. 회의에 적합한 사람만 참석시켜라
어떤 사람들은 게슈타포 처럼 몰아치듯 미팅을 끌어가는 좋은 사람들이 있는 반면,
어떤 사람들은 새색시처럼, 말없이 다소곳 앉아있는다.
다소곳한 사람과 회의를 같이 갖지마라. 설사 그 다소곳한 사람이 당신이더라도…
누군가는 논제를 활발히 제시한다. 시덥잖은 이유로 논제에서 한참 떨어진 채 꾸물꾸물하는 사람은 제외시켜라
예정된 시간에 늘 정확히 회의를 시작하고, 모두가 다음 회의에서도 늦지 않도록, 충분히 일찍 회의를 끝내라.
5. 보고와 토론을 구분하라.
4명 정도의 인원이 아이디어를 개발하고, 대안을 찾아낸 후에, 하나의 의견으로 좁히는 회의가 있다면, 그것은 토론이다.
어떤 다른 회의들은 현황 보고, 공지 그리고 중요하지 않은 따분한 논제들을 이야기한다.
이 2가지 성격의 회의를 명확히 구분하여야 한다.
전자의 성격의 회의를 하고 있다면, 반드시 소규모 그룹이여야 하고, 회의는 필요한 만큼 길어져야 한다.
만약 후자라면, 사람들이 더 많아야 하고, 최대한 짧게 끝내라.
(단지 현황 보고와 같은 회의에서 토론해야 할 거리가 생겼고, 그것이 60초를 넘겨야 한다면,
토론을 할만한 자격이 있는 4명 정도만 남기고, 별도로 회의하여야 한다.)
너의 팀들이 이런 것들을 구분할 수 있는 능력이 있다면, 시간이 낭비되고 있지 않은지, 지속적으로 관찰하라.
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